Wann ein eigenes Projektmanagement-Tool Sinn ergibt

Jira und monday.com gehören zu den bekanntesten Projektmanagement-Tools. Jira ist vor allem in Software-Teams stark, monday.com gilt als visuellere und oft einfachere Alternative für operative Teams, Agenturen und Dienstleister.

Was beide gemeinsam haben: Die Kosten skalieren mit der Nutzerzahl. Je mehr interne Mitarbeiter, externe Partner oder Kunden Zugriff benötigen, desto stärker steigen die monatlichen Lizenzkosten.

Für Unternehmen mit 50 bis 200 Nutzern, klaren Prozessen und wiederkehrenden Projekttypen kann deshalb ein eigenes Projektmanagement-Tool wirtschaftlich sinnvoller sein – besonders dann, wenn nur ein kleiner Teil der Standardfunktionen wirklich täglich genutzt wird.

Was Jira und monday.com wirklich kosten

Die konkreten Preise hängen von Plan, Abrechnung, Nutzerzahl und Add-ons ab. Als grobe Orientierung für 2026:

Jira Software Cloud:

• Standard: ca. 8 bis 9 $ pro Nutzer und Monat
• Premium: ca. 17 $ pro Nutzer und Monat
• Bei 100 Nutzern: grob 9.000 bis 20.000 € pro Jahr, je nach Plan und Umrechnung

monday.com:

• Preise variieren je nach Produkt, Plan und Abrechnung
• monday.com arbeitet mit Sitzgruppen bzw. Seat-Buckets
• Für größere Teams ab ca. 40 Nutzern werden Preise häufig individuell bzw. abhängig vom gewählten Paket berechnet
• Bei 100 Nutzern kann monday.com je nach Plan ebenfalls schnell im fünfstelligen Jahresbereich liegen

Atlassian-Ökosystem:

Viele Teams nutzen nicht nur Jira, sondern zusätzlich Confluence, Zeiterfassung, Reporting, Roadmaps oder weitere Marketplace-Apps. Bei 100 Nutzern kann sich das gesamte Setup schnell auf 20.000 bis 35.000 € pro Jahr summieren.

Versteckter Kostentreiber:

Jira und monday.com werden oft durch Apps, Add-ons und Integrationen erweitert. Zeiterfassung, Ressourcenplanung, Reporting oder Kundenportale sind häufig nicht vollständig im Basispaket enthalten. Dadurch liegen die realen Kosten regelmäßig deutlich über dem reinen Basislizenzpreis.

Rechenbeispiel: Jira/Monday vs. Individualapp

Ausgangssituation:

Ein Dienstleistungsunternehmen mit 80 internen Nutzern. Dazu gehören Projektleiter, Mitarbeiter und externe Partner. Die Kernprozesse sind:

• Aufgabenverwaltung
• Projektstruktur mit Phasen und Meilensteinen
• Zeiterfassung auf Projekte
• Statusberichte für Kunden
• einfaches Ressourcenmanagement

In diesem Beispiel liegen Standardsoftware und Individualapp fast gleichauf. Der eigentliche Unterschied entsteht aber bei externen Nutzern.

Der entscheidende Faktor: externe Nutzer

Jira und monday.com berechnen grundsätzlich Nutzerzugänge. Das betrifft je nach Setup auch Kunden, externe Projektpartner oder Freelancer, die nur Statusupdates lesen, Aufgaben kommentieren oder Dateien prüfen sollen.

In einer Individualapp können externe Nutzer anders abgebildet werden: zum Beispiel mit eingeschränktem Kundenportal, Gastzugriff oder projektbezogenen Rollen – ohne zusätzliche Lizenzkosten pro Person.

Beispiel mit 30 externen Nutzern über 5 Jahre:

Bei 150 internen Nutzern und 50 externen Nutzern kann der Unterschied über fünf Jahre deutlich größer werden. In solchen Szenarien sind Einsparungen von 50.000 bis 60.000 € und mehr realistisch.

Was Unternehmen an Jira und monday.com oft nervt

Zu viel für einfache Prozesse

Jira ist stark für agile Softwareentwicklung. Für Dienstleistungsunternehmen, Agenturen oder operative Teams ist es aber oft überdimensioniert.

Steile Lernkurve

Jira kann komplex sein. Neue Mitarbeiter, Kunden und externe Partner brauchen häufig Einarbeitung.

Plugin-Abhängigkeit

Zeiterfassung, Ressourcenplanung, Reporting und Kundenkommunikation werden oft über zusätzliche Apps gelöst.

Kein echtes Kundenportal im Standard

Statusberichte für Kunden laufen häufig über Exporte, manuelle E-Mails, zusätzliche Lizenzen oder Workarounds.

Vendor Lock-in

Daten, Prozesse, Automatisierungen und Integrationen wachsen mit der Plattform zusammen. Ein späterer Wechsel wird dadurch aufwendig.

Was ein individuelles Projektmanagement-Tool kann

Ein eigenes Projektmanagement-Tool bildet nicht alle Funktionen von Jira oder monday.com nach. Es bildet die Funktionen ab, die das Unternehmen wirklich braucht.

Typische Bestandteile:

• Projektphasen nach eigenem Unternehmensprozess
• Aufgaben, Meilensteine und Verantwortlichkeiten
• Kundenportal für Status, Freigaben und Dokumente
• Zeiterfassung direkt auf Projekte und Aufgaben
• Ressourcenplanung
• Rollen- und Rechtekonzept für interne und externe Nutzer
• Statusberichte und Auswertungen
• Schnittstellen zu CRM, ERP, Buchhaltung oder Warenwirtschaft
• automatisierte Benachrichtigungen und Freigabeprozesse

Der Vorteil liegt nicht darin, „mehr Funktionen“ zu haben. Der Vorteil liegt darin, weniger Reibung zu haben.

Wann der Wechsel Sinn ergibt

Eine Individualapp lohnt sich besonders, wenn mehrere dieser Punkte zutreffen:

• 80 oder mehr interne Nutzer
• zusätzliche externe Partner, Freelancer oder Kunden
• wiederkehrende Projekttypen
• klare interne Abläufe
• branchenspezifische Workflows
• hoher Aufwand durch manuelle Statusberichte
• relevante Zusatzkosten durch Jira-/monday-Apps
• Wunsch nach Kundenportal ohne Lizenzmodell pro Kunde
• Integration mit bestehenden Systemen ist wichtig

Wann Standardsoftware besser bleibt

Jira oder monday.com sind oft die bessere Wahl, wenn:

• das Team kleiner als 20 Nutzer ist
• Standardprozesse ausreichen
• schnelle Einführung wichtiger ist als Prozessgenauigkeit
• Jira bereits gut funktioniert
• agile Softwareentwicklung der zentrale Anwendungsfall ist
• die monatlichen Kosten unter ca. 500 € bleiben
• keine externen Nutzer eingebunden werden müssen

Eine Eigenentwicklung sollte nie Selbstzweck sein. Sie lohnt sich nur, wenn Kosten, Prozessvorteile und langfristige Kontrolle zusammenpassen.

Fazit

Für reine Softwareentwicklungsteams ist Jira weiterhin sehr stark. Für Dienstleistungsunternehmen, Agenturen und Mittelständler mit wiederkehrenden Projekten, externen Partnern und spezifischen Workflows kann eine Individualapp ab einer bestimmten Nutzerzahl wirtschaftlich und organisatorisch sinnvoller sein.

Der wichtigste Punkt ist nicht der reine Lizenzpreis. Entscheidend sind die Gesamtkosten über mehrere Jahre: Nutzerlizenzen, Add-ons, Einarbeitung, Workarounds, manuelle Reports und externe Zugänge.

Wer diese Kosten sauber betrachtet, erkennt schnell, ob Standardsoftware genügt – oder ob ein eigenes Projektmanagement-Tool langfristig die bessere Lösung ist.

Nächste Schritte

1. Nutzungsanalyse:
Wie viele Nutzer zahlen aktuell Lizenzgebühren? Wie viele davon sind interne Mitarbeiter, externe Partner oder Kunden?

2. Feature-Audit:
Welche Funktionen werden täglich genutzt? Welche Funktionen sind nur Ballast?

3. Kostenprojektion:
Wie entwickeln sich die Lizenzkosten bei weiterem Teamwachstum über die nächsten drei bis fünf Jahre?

4. Prozess-Check:
Welche Workflows sind wirklich unternehmensspezifisch und rechtfertigen eine eigene Lösung?

5. Erstgespräch:
Wir prüfen gemeinsam, ob eine Individualapp für Ihre Prozesse und Ihre Teamgröße wirtschaftlich sinnvoll ist.