Warum onOffice und FlowFact für viele Maklerbüros zu teuer werden

Maklersoftware ist für Immobilienbüros die operative Schaltzentrale: Objektverwaltung, Interessentenverwaltung, Exposés, Portalexporte, E-Mail-Kommunikation, Aktivitäten, Wiedervorlagen und Reporting laufen dort zusammen.

onOffice, FlowFact, Propstack und ähnliche Lösungen sind dafür etablierte Standards. Für viele Maklerbüros funktionieren sie gut. Gleichzeitig entsteht mit wachsendem Team schnell ein Kostenproblem: Die meisten Systeme rechnen pro Lizenz, pro Nutzer oder über Zusatzmodule ab.

Für kleine Büros ist das oft sinnvoll. Für größere Maklerteams mit eigenem Markenauftritt, speziellen Objektarten oder hohem Automatisierungsbedarf kann eine individuelle Lösung langfristig wirtschaftlicher und strategisch unabhängiger sein.

Was Maklersoftware wirklich kostet

Die Preise unterscheiden sich je nach Anbieter, Paket, Nutzerzahl, Modulen und Vertragsmodell.

onOffice

onOffice nennt öffentlich mehrere Varianten. Enterprise pro liegt bei rund 79 € monatlich, enterprise all-in bei rund 99 € monatlich. Je nach Version, Nutzerzahl, Zusatzmodulen, Schulung und Einrichtung können die Gesamtkosten höher liegen.

Für ein Büro mit 10 Nutzern bedeutet das grob:

• 79 € × 10 Nutzer = 790 € pro Monat
• 9.480 € pro Jahr
• 47.400 € über 5 Jahre nur für die Basislizenz

FlowFact

FlowFact nennt für die Maklersoftware aktuell 87 € pro Lizenz und Monat zzgl. MwSt. sowie eine Einrichtungsgebühr. Für 10 Nutzer ergibt das rund 870 € pro Monat zzgl. MwSt. und Zusatzkosten.

Propstack

Propstack arbeitet mit Angebots- bzw. Lizenzmodellen. Öffentliche Aktionspreise nennen 99 € pro Lizenz als Referenzwert. Der konkrete Preis hängt von Lizenzanzahl, Funktionsumfang und Vertragsmodell ab.

Typische Zusatzkosten

Der reine Lizenzpreis ist selten die vollständige Kostenbasis. Hinzu kommen je nach Anbieter und Setup:

• Einrichtung und Onboarding
• Schulungen
• Zusatzmodule
• Schnittstellen
• Exposé-Templates
• Website-Anbindung
• Portalexporte
• Bewertungstools
• Automatisierungen
• KI-Funktionen
• Anpassungen
• Support- oder Beratungsleistungen

Für ein 10-Personen-Büro sind Gesamtkosten von 15.000 bis 25.000 € pro Jahr realistisch, wenn mehrere Module, Schulungen und Anpassungen hinzukommen.

Rechenbeispiel: onOffice vs. Individualapp

Ausgangssituation:

Immobilienbüro mit 10 Maklern.

Kernprozesse:

• Objektverwaltung
• Interessentenverwaltung
• Kontakt-CRM
• Exposé-Erstellung
• Portalexport zu ImmoScout24, Immowelt und weiteren Portalen
• E-Mail-Anbindung
• Aktivitätentracking
• Wiedervorlagen
• einfaches Reporting

Diese Rechnung zeigt ehrlich: Für ein 10-Personen-Büro ist eine Eigenentwicklung rein finanziell über fünf Jahre meist noch nicht günstiger.

Der Vorteil entsteht vor allem bei größeren Teams, starken Individualprozessen oder langfristiger Nutzung.

Beispiel mit 20 Maklern

Bei 20 Nutzern verdoppeln sich die Lizenzkosten der Standardsoftware weitgehend.

Bei größeren Büros kann der Break-even bereits nach vier bis fünf Jahren erreicht werden. Ab dann wächst der Vorteil der Individualapp, weil neue Nutzer nicht automatisch neue Lizenzkosten erzeugen.

Was Makler an Standardsoftware oft nervt

Lizenzkosten skalieren mit jedem Nutzer

Jeder zusätzliche Makler, jede Assistenz oder jeder externe Zugriff kann zusätzliche Kosten verursachen.

Überladene Oberflächen

Viele Systeme sind über Jahre gewachsen. Sie bieten sehr viele Funktionen, von denen im Alltag oft nur ein Teil genutzt wird.

Preisintransparenz

Basispreise wirken überschaubar. Die tatsächlichen Kosten entstehen häufig durch Module, Einrichtung, Schulung, Templates, Automatisierungen oder Schnittstellen.

Portalabhängigkeit

Einige Anbieter sind eng mit Portal- oder Plattformökosystemen verbunden. Für Makler, die strategisch unabhängiger arbeiten wollen, kann das ein Nachteil sein.

Datenportabilität

Beim Wechsel des Systems müssen Kontakte, Objekte, Aktivitäten, Dokumente und Historien migriert werden. Das ist planbar, aber selten trivial.

Standardprozesse passen nicht immer

Gewerbeimmobilien, Investmentobjekte, Neubauprojekte, diskrete Vermarktung oder besondere Akquiseprozesse passen nicht immer sauber in Standardsoftware.

Was eine individuelle Maklerlösung kann

Eine eigene Maklerlösung muss nicht jede Funktion von onOffice, FlowFact oder Propstack nachbauen. Sie sollte die Prozesse abbilden, die das Büro wirklich braucht.

Typische Funktionen:

• Objektverwaltung
• Kontakt- und Interessentenverwaltung
• Eigentümerverwaltung
• Aktivitätentracking
• Wiedervorlagen
• Aufgaben und Pipelines
• Exposé-Erstellung im eigenen Corporate Design
• Portalexport über OpenImmo
• Website-Anbindung
• Suchprofile und Matching
• Besichtigungsverwaltung
• Dokumentenablage
• Kundenportal
• Eigentümerportal
• Reporting
• Rollen- und Rechtekonzept
• E-Mail-Integration
• automatisierte Benachrichtigungen

Der größte Vorteil liegt in der Prozesskontrolle: Die Software folgt dem Maklerbüro, nicht umgekehrt.

OpenImmo und Portalexport

OpenImmo ist ein etablierter Standard für den Austausch von Immobiliendaten. Viele Immobilienportale, Websites und Maklersysteme arbeiten mit OpenImmo-Exporten oder passenden Schnittstellen.

Eine individuelle Lösung kann Objektdaten strukturiert für Portale, Websites und interne Systeme bereitstellen. Dabei muss im Projekt geprüft werden, welche Portale angebunden werden sollen und welche technischen Anforderungen dort gelten.

Wichtig: Portalexport ist technisch machbar, aber nicht automatisch „einmal bauen, überall fertig“. Portale, Feldlogiken, Bilder, Dokumente, Kategorien und Validierungen müssen sauber getestet werden.

Wann sich eigene Maklersoftware lohnt

Eine Individualentwicklung kann sinnvoll sein, wenn mehrere dieser Punkte zutreffen:

• 15 bis 20 oder mehr Nutzer
• stark wachsendes Maklerteam
• hohe jährliche Lizenz- und Modulkosten
• individuelle Prozesse für Gewerbe, Investment, Neubau oder Off-Market
• eigenes Exposé-Design ist strategisch wichtig
• Kunden- oder Eigentümerportal wird benötigt
• Portalunabhängigkeit ist wichtig
• Datenhoheit und eigene Datenstruktur sind strategisch relevant
• viele Workarounds in der aktuellen Software
• langfristige Nutzung über mehr als fünf Jahre geplant

Wann Standardsoftware besser bleibt

onOffice, FlowFact oder Propstack sind meist sinnvoller, wenn:

• es sich um Solo-Makler oder kleine Teams handelt
• weniger als 10 Nutzer aktiv sind
• Standardprozesse gut passen
• tiefe ImmoScout24- oder Portal-Integration geschäftskritisch ist
• schnelle Einführung wichtiger ist als Individualität
• kein Budget für eine größere Einmalinvestition vorhanden ist
• interne Prozesse noch nicht klar definiert sind

Eine Eigenentwicklung lohnt sich nicht automatisch. Sie muss wirtschaftlich, organisatorisch und strategisch begründet sein.

Maklersoftware komplett ersetzen oder ergänzen?

Oft ist ein vollständiger Ersatz nicht der beste erste Schritt.

Ein hybrider Ansatz kann sinnvoll sein:

• Bestehende Maklersoftware bleibt für Objekt- und Portalprozesse bestehen.
• Eine eigene App ergänzt spezielle Prozesse wie Eigentümerportal, Reporting, Off-Market-Vermarktung oder Lead-Qualifizierung.
• Daten werden über Schnittstellen synchronisiert.
• Erst später wird entschieden, ob ein vollständiger Ersatz sinnvoll ist.

Das senkt Risiko, Projektgröße und Anfangsinvestition.

Rechtliche und organisatorische Themen

Maklersoftware verarbeitet viele sensible Daten. Deshalb müssen folgende Punkte sauber geplant werden:

DSGVO

Kontakte, Eigentümer, Interessenten, Finanzierungsinformationen und Kommunikationshistorien sind personenbezogene Daten. Rollenrechte, Löschfristen, Einwilligungen, Protokollierung und Auftragsverarbeitung müssen umgesetzt werden.

Widerruf und Nachweise

Maklerprozesse enthalten häufig Nachweise, Provisionshinweise, Widerrufsbelehrungen und Kommunikationsdokumentation. Diese Abläufe müssen fachlich sauber abgebildet werden.

Datenmigration

Objekte, Kontakte, Aktivitäten, Dokumente und E-Mails müssen strukturiert übernommen werden. Vorab ist ein Datencheck notwendig.

Portalvalidierung

Jedes Portal hat eigene Pflichtfelder, Kategorien und technische Anforderungen. Exporte müssen getestet und überwacht werden.

Fazit

Für kleine Maklerbüros ist Standardsoftware meist die richtige Wahl. Die Einführung ist schneller, die Portalprozesse sind etabliert und die monatlichen Kosten bleiben überschaubar.

Für größere Maklerbüros mit 15 bis 20 oder mehr Nutzern, eigenem Markenprofil und langfristigem Wachstum kann eine individuelle Maklerlösung wirtschaftlich und strategisch sinnvoll sein.

Der wichtigste Vergleich ist nicht der Monatspreis. Entscheidend ist die TCO-Rechnung über fünf bis acht Jahre: Lizenzen, Module, Schulungen, Anpassungen, Schnittstellen, Datenmigration, Workarounds und Nutzerwachstum.